Wie: Coda vzw
Wat: Coda vzw is een organisatie van artsen, verpleegkundigen en vrijwilligers die palliatieve zorg aanbieden. Deze zorg wordt binnen verschillende settings aangeboden: lokaal dienstencentrum, thuiszorg, dagcentrum, Hospice (residentiële zorg) en rouwzorg. 
Waar:  In de regio Antwerpen-Noord en Noorderkempen.
Ontstaan: 1996
De uitdaging: Binnen alle diensten van Coda een gedeeld vrijwilligersbeleid en een gestroomlijnde leiderschapsstijl in relatie tot vrijwilligers installeren.

“Nieuwe inzichten laten binnenbrengen, vanuit een ander perspectief leren kijken en zo je werking versterken” (Nati, diensthoofd)

In het begin van 2021 stonden een aantal mensen van Coda vzw, een organisatie die werkt rond palliatieve zorg, bij ons voor de deur. Zij hadden een goede vrijwilligerswerking, betrouwbare krachten die goed werk leverden, en zochten naar een manier om hun vrijwilligerswerking meer gestructureerd aan te pakken en om op een verbindende manier de dingen naar elkaar te benoemen.

Organisaties komen vaak bij ons terecht wanneer ze ergens in vastzitten. Wanneer ze zelf even niet meer weten hoe ze het kunnen aanpakken. Sommige organisaties zijn geholpen met een speedconsult of interactieve sessie, bij anderen is een uitgebreider traject nodig. Wanneer een traject opgestart wordt van een bepaalde duur, vaak over minder dan 2 jaar, spreken we over een kortlopend proces.

Na een speedconsult bleek al snel dat Coda vzw nood had aan een vernieuwd vrijwilligersbeleid. Naar eigen zeggen om er de dingen uit te halen die door het vroegere vrijwilligersbeleid voor problemen zorgden, om meer vrijwilligers te vinden en een betere match te kunnen maken tussen de vrijwilliger en de organisatie. Ook bleek er een nood te zijn om heel concreet rond casussen te werken en ondersteund te worden in de manier waarop ze deze konden aanpakken. Tot slot was er een nood om collega’s te versterken in het verbindend omgaan met vrijwilligers.

EEN VRIJWILLIGERSBELEID UITWERKEN

Een kortlopend proces is iets wat organisaties soms afschrikt door de intensiteit van zo’n traject. Voor het uitwerken van een vrijwilligersbeleid maken de collega’s met een actieve rol in het werken met vrijwilligers binnen de organisatie 6 tot 7 volledige dagen vrij. Maar de impact van zo’n traject is navenant. 

“Bij Coda vzw is er weinig verloop aan personeel. Mensen zijn hier al jaren, kennen soms niet anders, proberen niet vaak iets anders en hebben soms ook schrik voor verandering. Er komen weinig frisse ideeën van andere organisaties binnen. Door de begeleiding van Vrijwilligerswerkwerkt als externe partner zijn de dingen echt in gang geschoten. De volgorde waarin ze dingen hebben aangepakt en de begeleidingsstijl hebben er mede voor gezorgd dat de impact doorheen heel de organisatie voelbaar is, niet enkel op de werkvloer, maar in alle lagen van de organisatie werd iets veranderd. Er werd structuur gebracht en duidelijkheid. Zowel voor de mensen die er al zijn, als voor mensen die nieuw binnenkomen.”

“Vrijwilligerswerkwerkt werkt iteratief – kijkt welke stappen eerst gezet moeten worden om dan tijdens het proces te bepalen welke stappen de volgende zijn.” (Nati, diensthoofd)

Stap één binnen het traject bij Coda vzw was het uitwerken van een vrijwilligersbeleid, wat startte in september 2021. Heel wat collega’s en ook vrijwilligers zaten mee aan tafel om mee na te denken. Elk vanuit hun eigen expertise, afdeling en overtuiging. Aan de hand van de bollenmodel-methodiek van Vrijwilligerswerkwerkt, kwamen we na 6 bijeenkomsten tot een prachtig resultaat. De methodiek zorgt voor structuur en breedheid in perspectief. De begeleiding zorgt voor open dialoog en compromis. De grootste impact van het nieuwe vrijwilligersbeleid bij Coda vzw zit hem in het waarderingsbeleid, de structuur (organogram van de vrijwilligerswerking) en communicatie. 

“Naar waardering doen we nu allemaal dezelfde dingen, organisatiebreed, dat enerzijds. Anderzijds zijn we waardering ook op een andere manier gaan bekijken. Ook bijscholing en ondersteuning van vrijwilligers dragen bij aan of zij zich al dan niet gewaardeerd voelen. Onze wederzijdse waarderingsgesprekken (coachingsgesprekken) worden door vrijwilligers als erg waarderend ervaren. Dit jaar hebben we op een officieel moment met vrijwilligers een kunstwerk onthuld waar alle namen van vrijwilligers op staan. Dat kunstwerk hangt op in onze inkomhal waar iedereen het kan zien. Zo willen we tonen hoe belangrijk deze mensen voor ons zijn.” 

Zowel de structuur als de communicatie zorgen ervoor dat alles veel duidelijker is voor vrijwilligers en betaalde medewerkers. Zowel naar bij wie men terecht kan, wat onderlinge verwachtingen zijn, als wat betreft terugkoppeling over input die vrijwilligers geven. De onderlinge communicatie loopt vlotter, dankzij een duidelijk coachingskader. Er wordt meer hands-on gecoacht en collega’s zijn minder handelingsverlegen, durven de dingen meer te benoemen en aan te pakken. 

VRIJWILLIGERS HOREN EN WAARDEREN

Een tweede stap was de kick-off naar vrijwilligers. Tijdens de week van de vrijwilliger gingen we langs om een TOOSTER-receptie te begeleiden. Met deze methodiek peilt  Vrijwilligerswerkwerkt naar de aantrekkelijkheid van Coda vzw. Op basis van deze uitgebalanceerde methodiek gaan vrijwilligers in overleg over de manier waarop zij vrijwilligheid binnen Coda ervaren. Een vernieuwde vorm van participatie vanuit vrijwilligers, inspraak op een waarderende manier. Hieruit bleek dat Coda vzw voor vrijwilligers een heel sterk merk is, waar ze 1 voor 1 achter staan, maar dat er naar communicatie en ondersteuning toch wat potentieel werd gemist. 

ALLE MEDEWERKERS OP DEZELFDE LIJN

Coda vzw ging dan ook quasi onmiddellijk aan de slag met stap 3: een begeleidingstraject rond coaching voor haar vrijwilligerscoaches. Tijdens de 2-daagse interactieve opleiding namen we de vrijwilligerscoaches (zowel beroepskrachten als coachende vrijwilligers) mee in structuren van een coachingsgesprek, de coachende stijl en gesprekstechnische vaardigheden om vrijwilligers kwalitatiever te ondersteunen en te begeleiden. Medewerkers werden versterkt in hun coachende stijl, specifiek op maat van vrijwilligers. Dit alles resulteert in een gedeelde leiderschapsstijl naar vrijwilligers toe. Een gedeelde en geëxpliciteerde stijl brengt duidelijkheid en mentale ruimte, wat ertoe geleid heeft dat vrijwilligers aangeven het verschil te voelen, zich gehoord en ondersteund te voelen. De werking – na minder dan 2 jaar vanaf de start in september 2021 – is voelbaar evenwichtiger. Medewerkers hebben de juiste handvaten om in gesprek te gaan met vrijwilligers en hen te versterken in hun rol.

“Ik heb gevoeld dat jullie energie gestoken hebben in mij, wat maakt dat ik mij als vrijwilliger beter kan voelen” (Vrijwilliger)

ELKAAR STERKER MAKEN ALS TEAM

Een éénmalige opleiding is niet altijd voldoende om een open-gesprekscultuur te installeren. Op een verbindende manier in gesprek gaan vraagt oefening en ruimte om te leren van elkaar. Stap 4 was dan ook het opzetten van intervisies voor vrijwilligerscoaches. Om de 4 maanden kwamen de coaches samen om via een specifieke methodiek elkaar te versterken in hun rol. Aan de hand van concrete casussen helpen de collega’s elkaar verder en komen ze tot nieuwe perspectieven op de situatie. Opnieuw staat een uitgebalanceerde methodiek centraal, maar het leren van elkaar en het elkaar versterken is essentieel. Het zorgt ook dat de collega’s wat betreft coaching op dezelfde lijn blijven staan, de neuzen in dezelfde richting houden. 

De volgende stappen binnen Coda vzw waren alle collega’s – ook zij die niet de rol van vrijwilligerscoach opnemen – versterken in gesprekstechnische skills en de diensthoofden versterken in hun rol als leidinggevende. 

ONSZELF ZO SNEL ALS MOGELIJK OVERBODIG MAKEN, OF ZO GOED ALS TOCH

Ondertussen zitten we binnen Coda vzw in de onderhoudsfase. De fase waarin wij, als externe partner, onszelf almaar meer onnodig maken. We evolueren naar 2 intervisies per jaar en zetten nog in op het versterken van de gesprekstechnische skills van vrijwilligers.
Sinds vorig jaar integreren we deze ‘onderhoudsfase’ in al onze procesbegeleidingen.
Zie het als een vinger aan de pols houden, een aanhoudende focus, of het onderhouden van de verworven skills. Een fase die ervoor zorgt dat de impact duurzaam is!  

HET TRAJECT BIJ CODA VZW SAMENGEVAT

1. Op een interactieve en methodische manier, in een diverse groep, tot een gedragen vrijwilligersbeleid komen. 
2. Vrijwilligers oprecht bevragen over hoe zij de organisatie ervaren, aan de hand van onze Tooster-methodiek.
3. Een gedeelde coachingstaal ontwikkelen onder de medewerkers die vrijwilligers ondersteunen en begeleiden en werken aan gesprekstechnische skills.
4. Medewerkers elkaar laten versterken in hun rol als vrijwilligerscoach aan de hand van intervisie.
5. Alle medewerkers binnen Coda vzw versterken in hun gesprekstechnische skills.

Geschreven door Margot Mys