Waar we wel van overtuigd zijn is dat het capteren en het versterken van engagement een bewuste en doordachte aanpak vraagt.

Sterke vrijwilligersorganisaties denken bewust na over de manier waarop ze hun vrijwilligerswerk organiseren en aanbieden.
Deze organisaties beschikken over een doordacht en breed gedragen vrijwilligersbeleid waarin ze de plaats, de rol en de omkadering van vrijwilligers binnen de organisatie benoemen. 

Essentieel hierbij is bestaand engagement te verbinden met aankomend engagement.

Organisaties met een doordacht en breed gedragen vrijwilligersbeleid geven hun vrijwilligers meer goesting.  De vrijwilligers beleven meer plezier aan hun vrijwilligerswerk, praten er positief over en dragen dit uit naar buiten.  Deze organisaties dragen een sterk vrijwilligersmerk.

Herken jij dit?

• Er is geen eensgezindheid over de rol en plaats van de vrijwilliger in de organisatie.
• Nieuwe vrijwilligers botsen meteen op oude gewoontes. Er is weinig ruimte voor nieuwe insteken.
• Eigenlijk hebben we geen onthaalcultuur voor vrijwilligers.
• Regelmatig zijn er misverstanden binnen de samenwerking met vrijwilligers.
• We zijn echter bang om vrijwilligers te verliezen wanneer we ze aanspreken op hun gewoontes.
• De communicatie met de vrijwilligers loopt stroef.
• Er is een cultuur waarbij zaken vooral benoemd worden in de wandelgangen.
• Bij ons gaan vrijwilligers hun eigen gangetje.
• Wanneer vrijwilligers stoppen hebben we geen zicht op het gevoel waarmee ze vertrekken.

Bovenstaande bevindingen zijn veelal symptomen binnen werkingen die (nog) geen tijd namen om bewust na te denken over de manier waarop zij vrijwilligerswerk omkaderen, ondersteunen en vorm geven.

Het ‘6 Bollenmodel’

Om sterke vrijwilligersorganisaties te maken en dit proces concreet vorm te geven ontwikkelde Vrijwilligerswerkwerkt  het ‘6 Bollenmodel’, een tool die de zaken zeer concreet maakt.

Bol 1 – VISIE

Een doordachte visie is essentieel. Neuzen in dezelfde richting!

Visie is het bewust nadenken over de plaats, de rol en het mandaat van de vrijwilliger binnen je organisatie. Als organisatie gaan we nadenken over onze vrijwilligersstructuur én cultuur.

Belangrijk hierbij is  de cultuur en de eigenheid van bestaande én aankomende vrijwilligers te managen.

Een bewuste en hedendaagse visie op vrijwilligersbetrokkenheid uitbouwen dringt zich op.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Hebben we een gemeenschappelijke kijk op werken met vrijwilligers?
  Resulteert dit in een gemeenschappelijk gedragen aanpak?
• Is het werken met vrijwilligers een kerntaak binnen onze organisatie? Wie voelt zich hiervoor verantwoordelijk?
• Op welke manier houden we er rekening mee dat werken met vrijwilligers tijd – en dus ook geld – kost?

Bol 2 – REKRUTEREN

Hier wil ik mijn steentje bijdragen

Vrijwilligers laten zich het makkelijkst rekruteren door mensen die ze (her)kennen en wanneer ze persoonlijk gevraagd worden om een specifieke taak uit te voeren. Wij Vlamingen moeten drie keer aangesproken worden vooraleer we “ja” zeggen. We zeggen ook eerder “ja” als het gaat om een specifieke taak, dan op de vraag om vrijwilliger te worden.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Hoe kijken omstaanders naar vrijwillig engagement binnen onze organisatie. Wat is ons ‘merk’ in de buitenwereld?
• Is rekruteren een actief proces of een spontaan gebeuren?
• Wat krijgen vrijwilligers in return voor hun vrijwilligerswerk? Wat moet hen motiveren om bij ons te starten?

Bol 3 – ONTHALEN

Vrijwilligers behouden en (ver)binden.

Onthalen is eerst verbinding maken met de persoon. Pas nadat we verbinding en vertrouwen gecreëerd hebben tussen mensen en/of groepen, kunnen we hen meenemen in de eigenheid van onze organisatie.
Een goed onthaal, waarbij we een vrijwilliger onze volledige aandacht geven, zorgt dat hij/zij zich goed voelt bij ons.

Daarnaast wil een onthaal duidelijkheid geven in de wijze waarop onze organisatie werkt. Al wat duidelijk is op voorhand, leidt niet tot discussie nadien.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Wordt een formeel/informeel onthaalmoment voorzien?
• Wie onthaalt een nieuwe vrijwilliger? Wat houdt het onthaalmoment in?
• Wat is de balans tussen informatie en beleving mbt de nieuwe vrijwilliger?

Bol 4 – COACHEN

Goed ondersteunde vrijwilligers zijn tevreden vrijwilligers!

Vanuit een overrespect voor de vrijwilliger durven we niet altijd te coachen. We zijn al blij dat ze er zijn, laat staan dat we ze bijsturen. Coaching blijft vaak uit. Goede coaching is anticiperen, eerder dan constateren.
We leggen nadruk op wat goed gaat, eerder dan enkel te focussen op wat fout loopt. We zijn aanwezig voor onze vrijwilligers. We zien wat er gebeurt, ondersteunen en sturen bij waar nodig.

Goede coaching is het matchen van de inbreng van de vrijwilliger aan de noden van de organisatie. Het zit hem eerder in de dagdagelijkse kleine bijsturingen dan in de grote coachingscontacten.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Op welke manier voelen vrijwilligers zich ondersteund?
• Welk waarderingsbeleid voeren we naar vrijwilligers?
• Wat is de minimale en de maximale coachingslijn?

Bol 5 – EVALUEREN

Evalueren werkt.

Moeten we vrijwilligers wel evalueren? Een veelgestelde vraag.
Onze overtuiging: “Formeel evalueren op taakniveau vermijdt informeel evalueren op persoonsniveau”. Evalueren is een deel van de feedback cultuur, waarbij we zaken op een respectvolle manier bespreken. Zo kunnen mensen zich veilig voelen en zorgt evalueren voor verdere groei van de werking.

We houden bij dit alles in het achterhoofd dat mensen pas bijsturing verdragen, nadat ze zich 3 keer gewaardeerd hebben gevoeld.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Worden vrijwilligers geëvalueerd? Zo ja, op welke manier zien we dit?
• Wat is het doel van de evaluatie?
• Krijgen vrijwilligers inspraak, zo ja op welke terreinen en op welke manier?

Bol 6 – Exit

Laat vrijwilligers tevreden vertrekken.

En wat als we exit nu eens zien als ‘elke keer een vrijwilliger naar huis vertrekt’?
Elke keer wanneer een vrijwilliger vertrekt zorgen we dat hij/zij zin heeft om terug te komen. Door vrijwilligers gemotiveerd en verbonden te houden met de organisatie kunnen we op hen blijven rekenen en wordt de organisatie mee door hen gedragen.

Exit is telkens een korte debriefing na elk engagement. We gebruiken deze momenten als ‘goestingpeiler’: Is alles gelukt? Én was het leuk? Debriefen zorgt voor open communicatie.

Ondermeer volgende vragen geven hiertoe een aanzet:

• Hoe zien wij exit? Willen we hierin tijd investeren?
• Ligt focus op functionele dan wel op beleving?

Aan de slag

Vanuit Vrijwilligerswerkwerkt mochten we de voorbije jaren reeds tientallen organisaties begeleiden om vanuit het zesbollenmodel een bewust vrijwilligersbeleid te installeren.

Het blijkt telkens opnieuw een instrument te zijn dat zorgt voor duidelijkheid, structuur en kwaliteit van werken.
Het maakt van organisaties sterke vrijwilligersorganisaties.

Willen jullie ook een sterke vrijwilligersorganisatie zijn?