In Villa Zomernest voelden ze het verlangen om zich met hun vrijwilligerswerking te onderscheiden van andere inloophuizen.  Ze wilden antwoord vinden op hun centrale vraag ‘hoe bouwen we onze identiteit verder uit? ‘ 

Filosoferen op de zolderkamer van Villa Zomernest?

Voldoende stof dus om over na te denken. Bij Villa Zomernest kozen ze er bewust voor om niet op hun eentje te filosoferen over deze vraag op de stoffige zolderkamer van de vrijwilligerswerking.  Men wou een andere weg inslaan, één die betrokkenheid, gedragenheid en goesting creëert.  Ze kozen ervoor om verschillende stakeholders één avond uit te nodigden en actief met hen in gesprek te gaan.

Actief in gesprek gaan, eindigt dat niet in discussie?

Geen evidente keuze van Villa Zomernest om verschillende stakeholders bijeen te brengen rond hun centrale vraag. Meer verschillende invalshoeken brengen toch veel meer discussie, niet?

Maar al te vaak merken we dat :

• een open gesprek eindigt in discussie in plaats van in een concreet actieplan
• een open gesprek gelijk staat aan felle discussie, eerder dan aan een begrijpende en verdiepende dialoog
• de brainstorm ok is, maar dat besluiten vaak uitblijven tijdens een open gesprek
• de actiepunten die wel genomen worden, op de schouders van het bestuur terechtkomen
• de luidste praters het laken naar zich toe trekken
• je gewoon geen mensen vindt om deel te nemen aan het gesprek

Spek naar onze bek, wij stelden Villa Zomernest onze Boost-methodiek voor. Boost zorgt ervoor dat er actieve dialoog ontstaat tussen alle gesprekspartners.  Bovendien creëert deze methodiek betrokkenheid en zin bij de deelnemers om aan de slag te gaan met concrete actiepunten.

Wat zijn de effecten van Boost?

Vrijwilligerswerkwerkt was 4 jaar lead partner binnen het ontwikkelen van een gelijkaardige methodiek voor de sportsector, de Clubgrade methodiek. 

Het voorbije jaar hebben we deze werkvorm herontwikkeld naar alle sectoren in het vrijwilligerslandschap.
Bij het ontwikkelen van de methodiek was UGent de permanente partner om de effecten van deze begeleidingsvorm wetenschappelijk te onderbouwen en te valideren. Hun nauwgezet onderzoek naar de gevolgen leverde enkele verrassende resultaten op:

• We creëren meer goesting, meer betrokkenheid, mensen voelen zich ook meer verbonden als groep en gaan meer samenwerken rond die centrale vraag.
• Als mensen het nut ervan inzien is er veranderingsbereidheid en gaan ze ook de anderen overtuigen om te veranderen.  Mensen worden geactiveerd om dingen in gang te zetten en willen anderen overtuigen om mee te doen.  Ze worden met andere woorden ambassadeurs van het thema waarrond ze samenkomen.
• De Clubgrade en de Boost- methodiek voeden de intrinsieke motivatiebehoeften van deelnemers namelijk autonomie, verbinding en competentie.

Hoe heeft Villa Zomernest Boost ervaren?

Ingrid De Meester van Villa Zomernest aan het woord over Boost: “Niet alleen hebben we een antwoord op onze vraag, we creëerden gedurende deze avond ook nog eens verbondenheid en betrokkenheid op onze werking.  We kregen een boost aan energie om erin te vliegen en de koe bij de horens te pakken. De effecten gingen verder dan op de werking alleen, de mensen gingen met elkaar in gesprek en gingen persoonlijke gesprekken aan. Amaai, wat jullie in gang hebben gezet, 3 uur samen zijn en samen denken dat schept een band.”

Zo een Boost-bijeenkomst, hoe werkt dat dan?

In aanloop naar Boost

Voor Villa Zomernest gingen Vrijwilligers, externe partners, gasten, mensen uit de Algemene Vergadering en het Bestuur rond deze vraag samen in gesprek. Deze diversiteit samen aan tafel brengen biedt een brede kijk en creëert ongelooflijk veel goesting.  Vrijwilligerswerktwerkt deed de begeleiding van de gespreksavond.

Joline van Vrijwilligerswerkwerkt: “We zetten verschillende mensen rond de tafel om samen in gesprek te gaan rond een centrale vraag waarrond men wil werken.  Deze gespreksavond verloopt volgens een uitgekiend stappenplan begeleid door een neutrale facilitator.” Het is essentieel dat men de centrale vraag voorafgaand goed aflijnt en definieert.

Op basis van deze vraag gaat men gericht mensen aanspreken die één avond willen samenzitten om over deze vraag na te denken.  Belangrijk in deze is dat de groep die samenkomt zo divers mogelijk is. Diversiteit in stakeholdersrol, in leeftijd, in anciënniteit binnen de organisatie, in mate van betrokkenheid…
Deze stappen -voorafgaand aan de Boost-bijeenkomst- zijn essentieel voor een geslaagde outcome, vandaar dat wij de klant persoonlijk begeleiden zowel tijdens de voorbereiding van de avond als tijdens de bijeenkomst zelf.

Boost zelf

De bijeenkomst op zich beslaat exact drie uur. Een externe procesbegeleider begeleidt de avond methodisch zonder in de inhoud te duiken. Deze wordt namelijk opgebouwd vanuit de deelnemers rond de tafel.

Op basis van de ontwikkelde template werken we in 3 fasen: het nu, de gewenste toekomst en de concrete eerste acties.
Boost is geen klassiek rondetafelgesprek, wel een zeer interactieve werkvorm waarbij we zowel individueel, in kleine groep als plenair reflecteren. Deze manier leidt tot een zeer actieve bijdrage -en dus ook gevoel van betrokkenheid- van elke deelnemer.

Belangrijk is dat er op het einde van deze bijeenkomst een call to action is met betrekking tot de weerhouden acties.   

Waarin is Boost dan zo anders?

• Boost voedt vanuit één bijeenkomst gretigheid, betrokkenheid en intrinsieke motivatie
• Boost genereert een sterk gevoel van verbondenheid onder de deelnemers
• Boost brengt engagement uit een hoek waar je het veelal niet ziet of verwacht
• Boost brengt een kijk, oplossingen én acties van buiten de bestuurskamer
• Boost geeft mensen vertrouwen in de werking

Niettegenstaande de Boost-bijeenkomst centraal staat, werkt Boost pas wanneer alle randvoorwaarden in de aanloop zorgvuldig zijn meegenomen en afgevinkt. Vandaar kiest Vrijwilligerswerkwerkt ervoor om zowel in aanloop te begeleiden alsook de Boost zelf te begeleiden.

Geschreven door Eveline Werbrouck